Ces modèles d’emails simplifient énormément la gestion de votre boîte de réception

Un aspect crucial dans la gestion des emails, en plus de maintenir votre boite de réception à un niveau gérable, est de mettre en place des moyens qui vous permettent de répondre de manière rapide et efficace. Une méthode pour y parvenir consiste à avoir à votre disposition des modèles d’email prédéfinis qui, en vous faisant gagner quelques précieuses minutes par jour, faciliteront votre vie. Examinons comment créer ces modèles, et déterminons ceux dont vous avez besoin.

Comment créer un modèle d’e-mail

Un modèle d’email est une version pré-écrite d’un message que vous rédigez fréquemment, que vous pouvez récupérer et envoyer (avec quelques modifications si nécessaire) afin d’éviter de devoir répéter sans cesse le même texte. Vous pouvez en établir à l’aide des principaux fournisseurs de services de messagerie.

Comment créer un modèle d’e-mail dans Gmail

Vous pouvez activer les modèles dans Gmail en accédant à vos paramètres (l’icône en forme d’engrenage), puis en cliquant sur « Voir tous les paramètres ». Ensuite, rendez-vous dans les paramètres avancés et dans la section « Modèles » et choisissez « Activer ». Enregistrez les modifications, puis composez un nouvel email. Commencez à rédiger le texte que vous souhaitez en tant que modèle, puis cliquez sur les trois points situés dans le coin inférieur droit de la fenêtre de nouveau message. Vous verrez une option « Modèle » et, en passant votre curseur dessus, vous pourrez « Enregistrer le brouillon comme modèle ». Sauvegardez-le en lui donnant un nom, puis sauvegardez cet état. Lorsqu’il sera temps d’envoyer ce modèle, vous pourrez y accéder depuis le même menu à trois points lors de la composition d’un nouvel email, en cliquant simplement sur « Modèles » dans le menu.

  L'importance des points par pouce (DPI) dans le monde numérique !

Comment créer un modèle d’e-mail dans Outlook

Le processus est similaire dans Outlook. Ouvrez une nouvelle fenêtre de courriel, rédigez ce que vous souhaitez que votre modèle contienne, puis allez dans « Fichier » et « Enregistrer sous ». Vous verrez une liste « Enregistrer sous type » où vous pourrez cliquer sur « Modèle Outlook ». On vous demandera d’entrer un nom de fichier et de le sauvegarder. Lorsque vous voudrez l’utiliser, il suffira d’aller dans « Nouveaux éléments » dans le coin supérieur gauche de l’écran, puis « Plus d’items » et « Choisir un formulaire ». Trouvez le menu déroulant « Rechercher dans » et sélectionnez « Modèles utilisateurs », puis ouvrez-le.

Des modèles utiles à avoir à disposition

Il va de soi que vos modèles devraient être des choses que vous tapez régulièrement. Par exemple, si une partie de votre travail consiste à intégrer de nouveaux collaborateurs, vous devriez avoir le processus étape par étape que vous leur envoyez habituellement enregistré en tant que modèle. D’autres usages efficaces pour ceci sont :

  • Un modèle qui peut fonctionner comme un message d’absence automatique, informant les gens que vous n’êtes pas disponible mais que vous répondrez dès que possible
  • Un modèle que vous utilisez lorsque vous déléguez des tâches à quelqu’un d’autre
  • Un modèle pour demander à être retiré d’une chaîne d’e-mails
  • Un modèle pour n’importe quel rappel hebdomadaire ou mensuel ou mise à jour que vous êtes chargé d’envoyer
  • Un modèle pour informer les clients ou les collègues que vous avez bien reçu quelque chose et que vous y travaillez

Dans la mesure où les modèles s’ouvrent dans un nouveau message et sont entièrement modifiables, vous pouvez les laisser simples et renseigner les détails spécifiques au moment voulu, ce qui constitue toujours un gain de temps significatif.

  Vous devriez naviguer sur le web en écran partagé

Laisser un commentaire